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添え状の役割と書き方

   

書類を送付するときは添え状も一緒に送付しよう

 転職のために応募書類を送付するなら、「よく気が付く女性だ」という印象を残すにこしたことはありません。そのためにも、応募書類には添え状を一緒に送付することをおすすめします。

 添え状とは、送り主が誰に対して、どんな目的で、何を送ったのかを知らせるための書面です。それに加えて、自分のアピールポイントを簡単に書いておくことで、履歴書を読む前に企業の採用担当者に興味を持ってもらうことができます。添え状の書き方については、次章で説明します。

 それと、応募書類の中身がいかに良くても、封筒の書き方がビジネスマナーに即していなければ、その時点で書類選考に落とされても仕方がありません。封筒の書き方がビジネス文書として定型の書き方になっているのか、住所などを簡略化してい書いていないか、料金不足になっていないか、白や茶など適した色の封筒を使っているかなど、出す前に基本的なことをチェックするようにしましょう。

添え状の書き方のポイントとは?

 では、添え状の書き方のポイントについて、まとめておきましょう。まず、添え状の大きさは、履歴書とサイズを合わせるのが基本です。職務経歴書はA4サイズでプリントアウトするひとがほとんどでしょうから、履歴書や添え状も同じ大きさに揃えることで、書類がまとまりやすくなるはずです。

 添え状は、横書きが基本です。ビジネス文書と同じフォーマットで作成します。添え状の日付は、履歴書や職務経歴書と揃え、正式な企業名と担当者名、自分の住所と電話番号、氏名を記入します。添え状であっても、頭語から始めるのがセオリーで、時候の挨拶も必須です。

 そして、どの媒体で求人を知ったのか、応募した経緯を簡潔に書いたうえで、自己PRを簡潔に入れます。最後の段落で、同封した書面が何かを明記したうえで、面会の申し込みのコメントを加え、結語で結びます。履歴書は手書きが基本ですが、字に自信がないひとは、添え状はパソコンで作成すればよいでしょう。

 添え状を書くポイントとしては、履歴書や職務経歴書を読んでみようと思わせる、意欲や熱意が感じられるかどうかです。封筒に入れる際に、クリアファイルに挟み、濡れないようにするなど、細かな気配りも徹底してください。

 - 転職時のマナーと手続き

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